Kontroll över webbplatsen - är Content Management något för dig?

den 22 mars 2002

Content Management, eller innehållshantering, är en av de senaste trenderna på Internethimlen. Men vad skiljer egentligen det från de verktyg du redan har? Och vad ska du tänka på om du funderar på att köpa in ett?

Vad är ett publiceringsverktyg?

För att lägga ut och ändra i det material som ligger på webbplatsen måste man ha någon typ av publiceringsverktyg. Dessa sträcker sig från rena html-program till mer eller mindre avancerade verktyg, ofta byggda av en webbyrå. Publiceringsverktyg har till uppgift att underlätta för skribenter att snabbt och enkelt ta bort och lägga till nya sidor.

I ena änden av prislistan hittar vi produkter som Microsoft Frontpage och Macromedia Dreamweaver för några tusenlappar, och i andra änden exempelvis Episerver och Contiller som i funktionalitet närmar sig CM-verktygen. Priserna för denna typ av verktyg börjar på ca 75000 kr.

CM-verktyg

Gränsen mellan publiceringsverktyg och CM-verktyg i ordets rätta bemärkelse är flytande, men det finns ett antal punkter som ett CM-verktyg bör klara;

• Versionshantering och så kallade ”roll-backs” vilket innebär att man kan gå tillbaka till ett visst datum och se hur webbplatsen såg ut då.
• Work-flow-stöd, dvs. möjlighet att bestämma kontrollpunkter m.m. innan något publiceras
• Versionshantering av dokument med hjälp av in- och utcheckningskontroll, som håller ordning på ändringar i dokumenten.
• Behörighetskontroll/rollhantering, endast möjligt att arbeta med de sidor man har behörighet för.
• Automatisk hantering av menyer när man skapar och tar bort sidor.

Att köpa och implementera system av den här typen börjar på ett par hundra tusen, och kan kosta tiotals miljoner. Licenskostnaden för programvaran är bara en liten del, ofta kostar implementationen tre till sex gånger så mycket som licensen. Några av de stora aktörerna här är Vignette, Interwoven och Broadvision.

Hur börjar man?

Utöver frågan om vilken produkt som är bäst tillkommer ytterligare en dimension – hur väl den passar företaget. Oavsett vilken produkt och vilket arbetssätt man väljer kommer det att innebära en hel del förändringar i arbetssätt och IT-struktur. Därför är det viktigt att man går igenom vad man vill ha verktyget till och hur mycket man är beredd att förändra befintliga arbetssätt och informationsflöden.

Några frågor man bör ställa sig är:

• Hur ser vår situation ut idag – hur kan verktyget anpassas till oss?
• Vilka databaser och informationssystem vill vi kunna koppla ihop med verktyget?
• Vilka investeringar i hårdvara behövs?
• Vill vi använda verktyget till både Internet- och intranät-webbplatser?

Börja med en förstudie

Eftersom en investering av den här typen berör såväl informationsavdelning som marknad och IT-enheter är det av största vikt att man börjar med en behovsanalys. Det dyra system som IT-chefen vill köpa in kanske är tekniskt överlägset, men om informationslämnare och administratörer tycker att det är för krångligt kommer det inte att bli bra i alla fall. Samma sak åt andra hållet – om verktyget inte klarar att knyta ihop olika databaser och funktioner kommer såväl administratörer som webbplatsbesökare att tröttna.

En förstudie där man sätter ihop en arbetsgrupp av externa och interna resurser för en behovsanalys och förslag till kravspecifikation är ofta väldigt väl använda pengar.