Från kaos till kontroll

den 22 oktober 2004

Så var det dags att dra igång årsredovisningsproduktionen igen med allt vad det innebär av faxade korrektur, cykelbud och oändliga arbetsdagar. Eller? Alla de gånger ni tänkt "det borde finnas ett enklare sätt" har kanske inte varit förgäves. Nu finns nämligen tekniska hjälpmedel som nog visserligen inte är lösningen på alla era problem, men som eventuellt kan bidra till en något enklare process.

Så här fungerar det:

En grundförutsättning är att arbetet med årsredovisningen görs i Adobe-programmen InDesign och InCopy - programvara för formgivning respektive textproduktion. Dessa program kan sedan kopplas samman med diverse applikationer, eller plug-ins. Syftet med dessa plug-ins är att underlätta flödet mellan i första hand projektledare och layoutare. De plug-ins som är vanligast kommer från svenska företaget Ctrl Publishing och heter Cross Talk och Control Print. Vid valet av plug-in är det viktigt att man har definierat hur man vill arbeta och väljer teknik utifrån det.

Få eller flera personer med tillgång till dokumenten?

Den enklaste varianten är Cross Talk, där layoutare och projektledare får tillgång till och arbetar i ett och samma dokument. Båda har tillgång till synlig layout för exakt textpassning, men kan endast korrigera det som ligger på deras respektive ansvar. Cross Talk tillåter visserligen inte flera användare eller olika behörighetsnivåer, men en fördel med det är att remisspersonerna kan fortsätta som vanligt - de kan göra textkorrektur i PDF, i Word, i InCopy eller för hand. Projektledaren sammanställer sedan alla ändringar i det aktiva dokumentet.

Det mest avancerade flödet heter Control Print. Det passar företag som arbetar med många inblandade personer i ett projekt. Alla kan göra ändringar och korrektur i sina delar av projektet. Olika rättigheter kan enkelt anges, till exempel ändra layout och text, ändra text eller enbart läsa text. Vem som gjort ändringarna och när de gjorts framgår i dokumentet. Arbetet görs mot en server där dokumenten checkas in och checkas ut.

Holländska mjukvaruproducenten Woodwing har också utvecklat en plug-in av den här typen. Den påminner i huvudsak om Cross Talk, men saknar support i Sverige. Även Adobe själva håller på med utveckling av en egen plug-in men som i nuvarande version sägs vara onödigt komplicerad. Man kan dock tycka att det vore det mest naturliga, att Adobe själva tillverkar länken mellan sina program. Men i väntan på en bättre version av sin egen plug-in har Adobe nära samarbete med Ctrl Publishing på den svenska marknaden och rekommenderar deras produkter.

Ny teknik - nya fördelar eller nya problem?

Bland fördelarna med den här typen av produkter hör att man tidigt börjar arbeta med layout. Det gör att produktionen blir "verklig" för alla i ett tidigt skede. Man får tidigt en föraning om hur slutprodukten kommer att se ut vilket ofta innebär att det är lättare att få korrektur från de olika remisspersonerna. Dessutom blir projektledaren oberoende av layoutaren för korrektur. Som projektledare behöver man inte hänga över layoutarens axel och peka på skärmen och säga vad som skall ändras.

Men glöm inte att det fortfarande är människor inblandade och att en ny teknisk lösning kräver förankring, utbildning och eventuellt nya arbetsformer. Det medför alltid risker med teknik- och supportberoende. Underskatta inte risken för tekniska problem, utan ha utrymme för detta när ni upprättar tidplanen. Stora mått av disciplin krävs också, vilket kan vara både en fördel och en nackdel - en fördel om man når upp till rätt nivå av disciplin och en nackdel om man inte gör det. Som sagt var så gäller dessa plug-ins dessutom enbart för Adobes program. Om ni idag arbetar i Quark Xpress och inte är villiga att byta programvara, så är detta inget för er. Och tyvärr finns idag inga liknande lösningar på marknaden för andra programvaror än just InDesign och InCopy.

Ett klokt beslut kan också vara att inte ta för stora kliv på en gång. Om ni idag arbetar med Word, PDF, faxade papperskopior och så vidare så är kanske den enkla lösningen Cross Talk ett bättre alternativ än den mer avancerade elektroniska plattformen Control Print. Cross Talk finns dessutom att ladda ner i en 30-dagars testversion från Ctrl Publishings webbplats: www.ctrlpublishing.se