Informatörens guide till intranätet

den 1 september 2005

Vogoner, bablefish, Heart of Gold… Ett intranätprojekt har många likheter med Douglas Adams ”Liftarens guide till galaxen”. Att som informatör ge sig in i tekniska diskussioner kan vara som att ge sig ut på Vintergatan och tro att man hamnat på en helt annan planet, eller i ett stort svart hål. Trots det är det nog så att kollegorna på IT-avdelningen fortfarande är av samma art som du själv och inte några vogoner. Och de i sin tur kan nog se på informationsavdelningen på samma sätt. Att placera en gul fisk i örat för att förstå vad som sägs, som man gör i boken, är nog inte heller lösningen.

Vi vill här ge några råd kring intranät och intranätprojekt – hur lyckas man skapa ett intranät som används, hur kan man samarbeta och vad ska man tänka på. Detta är den första delen av tre i en artikelserie om intranät och intranätprojekt.

Intranätets olika syften

Ansvaret för ett företags intranät har idag oftast lämnat IT-avdelningen och i stället hamnat i knät på informationsavdelningen. Att IT- och informationsavdelningar har olika syn på och mål med intranätet är inte svårt att förstå. Informatören ser chansen att publicera pressmeddelanden och annan mer eller mindre statisk information medan IT-avdelningen låter intresset för ny teknik styra hur intranätet ska användas.

Ledningen, som med största sannolikhet är den enhet som godkänner budgeten för intranätet, anser att intranätet ska vara en anslagstavla för viktig information från ledning till medarbetare. I mitten sitter användaren och undrar varför ingen på företaget lyckats skapa ett ställe att samla både information och funktioner, för att göra vardagen lite lättare för medarbetarna.

Ta på användarglasögon

Som ansvarig för ett intranät måste man i första hand tänka användare. För att användaren, dvs. medarbetaren, ska ta till sig den information på intranätet som förmedlas från t.ex. koncernledning eller informationsavdelning måste användaren vilja använda intranätet. Det måste finnas något där, förutom obligatorisk information, som gör att de anställda går in på intranätet varje dag, och på så sätt håller sig uppdaterade om vad som händer. Oftast är det bara de mycket lojala medarbetarna som öppnar upp intranätet enkom för att se om koncernledningen har något nytt att säga. I de flesta organisationer är denna information dessutom sporadiskt förekommande vilket gör att det är en chansning för att få lön för mödan, dvs. senaste nytt. Det innebär inte att man ska söka andra vägar för att kommunicera, utan att se till att man har en plattform där all viktig information och alla viktiga verktyg finns samlade.

Flervägskommunikation

Intranätet bör inte enbart handla om envägskommunikation, utan om flervägskommunikation. Förutom att ledningen ska kunna kommunicera med medarbetare, bör t.ex. en ekonomiavdelning kunna använda intranätet som plattform för att dela information både inom avdelningen och till andra målgrupper i företaget. Inom större företag finns det ofta många enheter som gör liknande saker men på olika geografiska platser. Via en gemensam plattform som intranätet kan dessa utnyttja varandras kompetenser istället för att ständigt uppfinna hjulet på nytt.

När medarbetaren själv tillåts eller förväntas vara aktiv på intranätet ökar sannolikheten för användning och ett levande intranät. När intranätet är en naturlig del av arbetet blir det också lättare att nå ut med information till organisationen.

Killer applications

Verktyg, funktioner och innehåll som gör att medarbetaren vill använda intranätet och regelbundet använder det, kallas ibland för ”killer applications”. Vad som lockar en medarbetare att använda en funktion eller viss information behöver inte nödvändigtvis locka en annan. Oftast är det ganska lätt att i organisationen identifiera någon eller några gemensamma behov som kan lösas på intranätet.

Utmärkande för killer applications är att de utgår från vad medarbetaren faktiskt gör på dagen och förenklar detta. De kan vara alltifrån enkel information till avancerade funktioner. En telefonlista på intranätet är ett exempel. Telefonlistan kan vara en simpel listning av medarbetare och telefonnummer eller en omfattande sökbar databas över medarbetarinformation som förutom namn och telefonnummer innehåller t.ex. rollbeskrivning, CV, specialistkompetens. Den kan också kopplas till ett hänvisningssystem som gör att medarbetarna snabbt kan se om en viss kollega är på plats.

Andra exempel på killer applications är elektroniska blanketter som gör det lättare för medarbetaren att utföra rutinsysslor, t.ex. tidrapportering och redovisning av reseräkningar eller funktioner för att räkna ut dagsvärdet av ett optionsprogram. De kan också användas för att skapa gemenskap och stärka företagskulturen genom att förmedla budskap, eller redovisa aktiviteter som tävlingar, säljuppföljning osv.

Man ska dock akta sig för att skapa alltför många funktioner bara för att det är tekniskt möjligt. Varje funktion måste ha ett syfte, annars riskerar man ett överflöd av funktioner. Gränssnittet, dvs. hur funktionen ser ut och fungerar, måste också uppfylla vissa grundläggande krav för att det ska löna sig. Många försöker integrera mail på intranätet, men detta faller vanligtvis på just gränssnittet. Det är praktiskt möjligt (Outlook har t.ex. enkla webparts för detta), men gränssnittet är än så länge för dåligt för det. Användaren är van vid en viss hastighet och vissa specifika mailfunktioner, vilket intranätet vanligtvis inte kan hantera.

Killer applications, exempel

• Telefonlista/directory
• Dokumenthantering
• Inrapportering
• Resebokning/hantering
• Tidrapportering

INTE killer applications, exempel

• Mail
• Lunchmeny
• Väder
• Google search (Internet)

Uppdatering

Ytterligare en hygienfaktor för att ett intranät ska användas är att innehållet är korrekt och uppdaterat. Användaren måste kunna lita på informationen, och funktionerna måste ge korrekta resultat. Många jämställer intranätet med en webbplats där den enda skillnaden är att intranätet är för internt bruk. Om man ser på intranätet som en webbplats finns en stor risk att det inte blir en del av det dagliga arbetet, utan något som man arbetar med vid sidan av. Det räcker inte med att publicera innehållet en gång, den som äger informationen ansvarar också för att den är uppdaterad.

Slutligen

Några viktiga slutsatser av informatörens guide till intranätet:

Intranätet måste vara ett samspel mellan teknik och information. Tekniken ska göra det möjligt och lätt för användaren att ta till sig och dela information.
Användaren måste vilja använda intranätet – identifiera ”killer applications” och se till att utnyttja intranätet som en gemensam plattform för medarbetarnas dagliga arbete
Se till att allt innehåll, såväl information som funktioner, är uppdaterat.

Trots avsaknad av en babelfish – den gula fisken som man stoppar in i örat – som gör att informatörer förstår IT och vice versa, så går det att driva och utveckla intranät styrda av informationsavdelningen. Genom god kommunikation och genom en grundläggande förståelse för uppgiften man står inför skapas förutsättningar för informatörer, IT och framför allt användaren att skapa ett intranät som verkligen tillför något i vardagen.

Kommande nyhetsbrev

I kommande nyhetsbrev kommer du att kunna läsa vidare om koncernintranät kontra enhetsintranät samt hur organisationen kring intranätet bör se ut.